Direkt zum Inhalt
Stadtarchiv
66 Besucher online

Ankndigungen

Archivordnung


Benutzungsordnung fr das Archiv der Stadt Hagen



Aufgrund der 7 und 41 (Abs. 1 Buchst. f) der Gemeindeordnung fr das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV NRW S. 666/SGV NRW 2023), zuletzt gendert durch Gesetz vom 17. Dezember 2009 (GV NRW S. 950), und des 10 Abs. 5 des Archivgesetzes NW vom 16. Mrz 2010 (GV NRW S. 188) hat der Rat der Stadt Hagen in seiner Sitzung am 04.11.2010 folgende Benutzungsordnung fr das Archiv der Stadt Hagen beschlossen:

1 Stellung und Aufgaben

1) Die Stadt Hagen unterhlt ein Archiv.

2) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, die Geschichte der Stadt Hagen und des Hagener Raumes zu erforschen und zu dokumentieren.

3) Das Stadtarchiv nimmt die sich aus dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen vom 16. Mrz 2010, dem Bundesarchivgesetz vom 6. Januar 1988 und aus den Regelungen der Aktenordnung der Stadt Hagen in ihren jeweils gltigen Fassungen ergebenen Rechte und Pflichten als ffentliche Einrichtung wahr.

4) Insbesondere hat das Stadtarchiv die Aufgabe, das Archivgut der Stadt Hagen einschlielich der Unterlagen mit personenbezogenen Daten sowie Unterlagen, die einem Berufs- oder besonderem Amtsgeheimnis und Rechtsvorschriften ber Geheimhaltung unterliegen, zu bernehmen, auf ihre Archivwrdigkeit hin zu bewerten, zu verwahren, zu ordnen und zu erschlieen, dauerhaft zu erhalten und nutzbar zu machen.

5) Darber hinaus hat das Stadtarchiv die Aufgabe, das Archivgut der Stadt Hagen durch das Sammeln von Dokumentationsunterlagen zu ergnzen. Hierzu zhlen auch Archivalien privater Herkunft, Schrift-, Druck-, Bild-, Film- und Tondokumente sowie im weiteren Sinne auch Gegenstnde.

6) Das Stadtarchiv unterhlt eine Archivbibliothek als Prsenzbibliothek.

7) Das Stadtarchiv frdert die Erforschung und Kenntnis der Geschichte, insbesondere der Lokalgeschichte.

2 Geltungsbereich

Der Geltungsbereich fr die Benutzungsordnung umfasst das Stadtarchiv mit dem Westflischen Musik- und dem Westflischen Literaturarchiv.

3 Benutzungsrecht

Das Archivgut steht nach Magabe des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen und dieser Benutzungsordnung auf Antrag Behrden, Gerichten, und sonstigen ffentlichen Stellen sowie natrlichen und juristischen Personen fr die Benutzung zur Verfgung.

4 Benutzungszweck

1) Soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird, kann Archivgut benutzt werden

a) fr dienstliche Zwecke der Behrden (amtliche Benutzung),
b) fr Zwecke der Wissenschaft und Forschung (wissenschaftliche, heimat- und familienkundliche Benutzung),
c) zur Vorbereitung von Verffentlichungen, z. B. durch Presse, Hrfunk, Film und Fernsehen (publizistische Benutzung),
d) zur Wahrnehmung persnlicher Belange und aus privatem Interesse (private Benutzung),
e) fr Zwecke von Bildung und Unterricht (pdagogische Benutzung),
f) fr wirtschaftliche Zwecke.

5 Benutzungsarten

1) Die Benutzung erfolgt durch

a) persnliche Einsichtnahme im Stadtarchiv,
b) schriftliche Anfrage,
c) Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme in einem anderen hauptamtlich geleiteten Archiv,
d) Anforderungen von Reproduktionen von Archivgut.

2) Die bliche Benutzungsart ist die persnliche Einsichtnahme im Stadtarchiv.

3) ber die Benutzungsart entscheidet das Stadtarchiv unter fachlichen und organisatorischen Gesichtspunkten.

6 Benutzungsantrag

1) Der Antrag auf Benutzungsgenehmigung ist schriftlich beim Stadtarchiv zu stellen. Dabei sind Angaben zur Person zu machen sowie der Zweck und Gegenstand der Benutzung mglichst genau anzugeben.

2) Auf Verlangen hat sich der Benutzer/die Benutzerin auszuweisen.

3) Der Benutzer/die Benutzerin muss gleichzeitig eine schriftliche Erklrung darber abgeben, dass er/sie bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verste gegenber den Berechtigten selbst vertreten wird.

4) Der Benutzer/die Benutzerin ist verpflichtet, von jeder Verffentlichung, die auf der Benutzung von Archivalien des Stadtarchivs Hagen beruht, ein Belegstck abzuliefern.

5) Die Wiedergabe von Archivalien in Verffentlichungen ist nur unter Nennung der Quelle und des Stadtarchivs Hagen zulssig.

7 Benutzungsgenehmigung

1) ber den Benutzungsantrag entscheidet, sofern nichts anderes bestimmt ist, das Stadtarchiv. Die Benutzungsgenehmigung beschrnkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck.

2) Die Benutzung des Stadtarchivs kann aus den in 7 Abs. 5 ArchivG NW genannten Grnden eingeschrnkt oder versagt werden.

3) Die Benutzung des Stadtarchivs kann auch aus anderen wichtigen Grnden eingeschrnkt oder versagt werden, insbesondere wenn

a) Grund zu der Annahme besteht, dass dem Wohl der Stadt Hagen hierdurch wesentliche Nachteile entstehen,
b) der Antragsteller/die Antragstellerin wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung verstoen oder erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulsst,
d) Archivgut aus dienstlichen Grnden oder wegen anderweitiger Benutzung nicht verfgbar ist,
e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.

Bei Versagung der Benutzungsgenehmigung werden die Grnde schriftlich mitgeteilt.

4) Die Benutzungsgenehmigung kann mit Nebenbestimmungen (z. B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurckgenommen werden, insbesondere wenn

a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachtrglich Grnde bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung gefhrt htten,
c) der Benutzer/die Benutzerin gegen die Benutzungsordnung verstt oder erteilte Auflagen nicht einhlt.

8 Benutzung von Archivgut

1) Die Benutzung des Archivguts richtet sich nach den 5 - 7 und 12 des Archivgesetzes des Landes Nordrhein - Westfalen in der jeweils gltigen Fassung.

2) Archivgut darf frhestens nach Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Unterlag Archivgut einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften ber Geheimhaltung, darf es erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Bezieht es sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine natrliche Person, so darf es frhestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden; ist der Todestag dem Archiv nicht bekannt, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt. Fristen und Nutzungsrechte aufgrund anderer Rechtsvorschriften oder besonderer Vereinbarungen mit Eigentmern beim Erwerb privaten Archivguts bleiben unberhrt.

3) Die Sperrfristen nach 8 Abs. 2 gelten nicht fr solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Verffentlichung bestimmt waren.

4) Die Sperrfristen nach 8 Abs. 2 knnen verkrzt werden, im Falle von 8 Abs. 2 Satz 3 jedoch nur, wenn

a) die Betroffenen, im Falle ihres Todes deren Rechtsnachfolger, in die Nutzung eingewilligt haben oder
b) das Archivgut zu benannten wissenschaftlichen Zwecken genutzt wird und dann durch geeignete Manahmen sichergestellt ist, dass schutzwrdige Belange Betroffener nicht beeintrchtigt werden.

Die Sperrfristen knnen um hchstens 20 Jahre verlngert werden, wenn dies im ffentlichen Interesse geboten ist. ber die Verkrzung oder Verlngerung der Sperrfristen entscheidet, sofern keine anderen Zustndigkeiten festgelegt sind, der Oberbrgermeister auf schriftlichen Antrag.

5) Lsst sich nur mit einem unvertretbaren Verwaltungsaufwand ermitteln, ob Archivgut Sperrfristen unterliegt, kann eine Benutzungsgenehmigung gleichwohl erteilt werden, wenn der Benutzer/die Benutzerin sich verpflichtet, durch strikte Anonymisierung schutzwrdige Belange Betroffener nicht zu beeintrchtigen.

6) Anstelle von originalem Archivgut knnen, sofern dies aus konservatorischen Grnden notwendig ist, Reproduktionen vorgelegt werden. Die Entscheidung hierber trifft das Stadtarchiv.

7) Findbehelfe zu gesperrtem Archivgut werden nur dann vorgelegt, sofern sich daraus nicht Informationen ergeben, die schtzenswert sind.
9 Benutzung privaten Archivguts

Fr die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Stadtarchiv verwahrt wird, gilt 8 entsprechend, soweit mit den Eigentmern der Archivalien keine anderen Vereinbarungen getroffen sind.

10 Recherchegenehmigung

1) Auf schriftlichen Antrag kann eine Recherchegenehmigung erteilt werden, die den Antragsteller/die Antragstellerin berechtigt, Archivgut, das noch Sperrfristen nach 8 Abs. 2 unterliegt oder das noch nicht verzeichnet ist, einzusehen.

2) ber den Antrag entscheidet der Oberbrgermeister.

3) Im Rahmen der mit der Recherchegenehmigung erteilten Einsicht in Archivgut ist es grundstzlich nicht gestattet, Fotokopien oder Abschriften von einzelnen Archivalien zu fertigen. Ausgenommen sind solche Notizen, die erforderlich sind, um gegebenenfalls weitere Genehmigungen zu beantragen oder erforderliche Einwilligungen Betroffener nach 7 Abs. 4a ArchivG NW einzuholen.

4) Die Recherchegenehmigung berechtigt nicht zur weiteren Nutzung der bei Sichtung der den Sperrfristen unterliegenden oder noch nicht verzeichneten Archivalien gewonnenen Erkenntnisse, insbesondere nicht zur Verffentlichung oder sonstigen Weitergabe. Hierfr bedarf es einer gesonderten Genehmigung.

11 Schriftliche Ausknfte

1) Aus dem Stadtarchiv werden Ausknfte auf schriftliche Anfragen erteilt. Bei der Anfrage sind Zweck und Gegenstand der Benutzung genau anzugeben.

2) Die schriftlichen Ausknfte beschrnken sich in der Regel auf Hinweise ber Art, Umfang und Zustand des bentigten Archivguts.

3) Ein Anspruch auf Ausknfte, die eine betrchtliche Arbeitszeit erfordern oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen besteht nicht.

4) Schriftliche Ausknfte an Behrden, Einrichtungen und Gerichte innerhalb der Bundesrepublik Deutschland werden im Rahmen der Amtshilfe gegeben. Die Abstze 1 bis 3 gelten entsprechend.

12 Benutzung nach Reproduktion

1) Zur Benutzung auerhalb des Stadtarchivs knnen Benutzer/Benutzerinnen auf eigene Kosten Reproduktionen von uneingeschrnkt fr die Benutzung freigegebenem Archivgut im Rahmen der bestehenden technischen und personellen Mglichkeiten des Archivs herstellen lassen.

2) Ein Anspruch auf Herstellung von Reproduktionen besteht nicht. Insbesondere hat der Benutzer/die Benutzerin keinen Anspruch auf Durchfhrung grerer Auftrge zu Lasten anderer Benutzer/Benutzerinnen oder des Dienstbetriebs.

3) Reproduktionen werden nur hergestellt, wenn dies ohne Beschdigung des Archivguts geschehen kann. ber das Reproduktionsverfahren entscheidet das Stadtarchiv.

4) Die Verwendung von Reproduktionen zum Zweck der Verffentlichung oder zu gewerblichen oder geschftlichen Zwecken bedarf der Genehmigung durch das Stadtarchiv.

13 Gebhren

Gebhren fr die schriftliche und persnliche Inanspruchnahme des Archivs werden nach Magabe der Satzung ber die Erhebung von Verwaltungsgebhren in der Stadt Hagen in der jeweils gltigen Fassung erhoben.

14 Inkrafttreten

Diese Benutzungsordnung tritt mit dem Tage nach der ffentlichen Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung fr die Archive und archivalischen Sammlungen der Stadt Hagen vom 20. Dezember 1996 auer Kraft.